Rapat yang baik

A meeting is a gathering of two or more people that has been convened for the purpose of achieving a common goal through verbal interaction, such as sharing information or reaching agreement.

Six Steps to Running the Most Effective Meeting Possible

1.     Make your objective clear. 

A meeting must have a specific and defined purpose. Standing meetings with vague purposes, are rarely a good use of time.

2.    Consider who is invited. 

When you’re calling a meeting, take time to think about who really needs to be there. Example, If you’re trying to solve a problem, invite the people who will be good sources of information for a solution. Choose the right person to attend the meeting.

3.    Stick to your schedule.

Make a clear meeting agenda by allocating time for each item. After the meeting, place the meeting agenda on the blackboard or screen so that everyone can see. This keeps people focused.

4.   Take no hostages

Setting basic rules from the beginning will make meetings succes.

5.    Start on time, end on time.

Do not schedule any meeting to last longer than an hour. If it’s applied you will be amazed how many of your colleagues will attend your meetings.

6.   Ban technology.

The reality is that if people are allowed to bring smartphone or iphone into the room, they won't be focusing on the meeting. They’ll just playing around with their technology.

Meetings truly can be valuable and productive. You just have to take the steps to make them that way.

INDONESIA

1. Jadikan obyektif Anda jelas.

Pertemuan harus memiliki tujuan yang spesifik dan jelas. Rapat yang berdiri dengan tujuan yang samar-samar, jarang menggunakan waktu dengan baik.

2. Pertimbangkan siapa yang diundang.

Ketika Anda menelepon rapat, luangkan waktu untuk memikirkan siapa yang benar-benar perlu ada di sana. Contoh, Jika Anda mencoba memecahkan masalah, undang orang-orang yang akan menjadi sumber informasi yang baik untuk solusi. Pilih orang yang tepat untuk menghadiri pertemuan.

3. Ikuti jadwal Anda.

Buat agenda pertemuan yang jelas dengan mengalokasikan waktu untuk setiap item. Setelah pertemuan, tempatkan agenda rapat di papan tulis atau layar sehingga semua orang dapat melihat. Ini membuat orang tetap fokus.

4. Jangan mengambil sandera

Menetapkan aturan dasar dari awal akan membuat pertemuan berhasil.

5. Mulai tepat waktu, tepat waktu.

Jangan jadwalkan pertemuan apa pun untuk bertahan lebih dari satu jam. Jika diterapkan, Anda akan kagum dengan berapa banyak kolega Anda yang akan menghadiri rapat Anda.

6. Ban teknologi.

Kenyataannya adalah jika orang diizinkan membawa smartphone atau iphone ke dalam ruangan, mereka tidak akan fokus pada pertemuan. Mereka hanya bermain-main dengan teknologi mereka.

Pertemuan benar-benar dapat bermanfaat dan produktif. Anda hanya perlu mengambil langkah-langkah untuk membuat mereka seperti itu.