Menjadi Sekretaris yang baik

Assalamu’alaikum Wr. Wb .

Ladies and gentelman, thank you for coming to my presentation.  I am glad to see you all.

My name .............. In this presentation, we will discuss about How to be good secretary?, let’s be strat.

I have 3 point in this topic:

1.  Who is secretary?

2. What is secretary jobs?

3. How to be good secretary?

First point, Who is secretary?

According to me, the definition of Secretary is a person who helps the company leader in completing the office work, where the secretary is the one who deal directly with the leaders, the secretary is an employee differently than another. In fact, one factor for the success of leadership because it has a secretary who can be relied upon. The Secretary is the brain of leadership.

Second point, What is secretary jobs?

Typical responsibilities of the job include:

1. answering calls, taking messages and handling correspondence

2. maintaining diaries and arranging appointments

3. typing, preparing and collating reports

4. filing

Ok, we already know what it is and what its secretary, and now we will discuss is how to be

 a good secretary. We go straight to the point, exactly how the good secretary?

Here are 10 ways .

Let’s discuss one by one;

1.      Loving the job done

If a secretary loves the job then he will be successful, working not only to get the money but because it is really like and feel comfortable with her work.

2.      Mastering a good job

A secretary must be well aware with the job. Not only could but competent.

3.      Look attractive

A secretary should have the appearance of an attractive, interesting does not mean beautiful.Do not we think, we are not beautiful then we could not become a secretary? But, to look attractive here means looking neat, matching the dress, matching ornate manner, and in harmony with the facial.

4.      Having extensive knowledge

A secretary must have extensive knowledge, insight on technology, language and other skills.

5.      Profesional

Professional means not interfering with private matters with affairs office. Personal problems should not be brought to the office, this can create more jobs disrupted and co-workers feared being subjected to anger.

6.      Able to communicate well

Able to communicate means, a secretary should be able to speak well. Whether            communicating with colleagues, leadership, or other company relationships.

7.      Obedient to the leadership

Obedient to the leader means as a secretary should be obedient to the command leader as long as it does not harm our selves. For example, the leader in office but she told his secretary to say that he was not in office. As secretary of the good we must say no.

8.      Has attitude and good behavior

Attitude and good behavior is necessary, a secretary should be polite and she can carry her self well.

9.      Have a heart to serve

Heart serving, meaning that the work performed must be accompanied by a sense of service. Sincerity and loyalty to the leadership, helping leaders with all capabilities. Understanding the attitude of the leadership and are always working to get the job done on time.

   .  Quick response to a change

Quick response, a secretary should know what to do when things happen that are planned outside the plan.

Indonesia

Selamat siang semuanya…..

Yang terhormat para dewan juri, para Bapak/ Ibu guru, dan juga teman- teman semua. Perkenalkan nama saya Siuchen, saya berasal dari SMK Strada Daan Mogot Tangerang, saya duduk di kelas XI dari jurusan Administrasi Perkantoran. Sekarang saya akan mempresentasikan kepada kalian semua mengenai: Bagaimana untuk menjadi seorang sekretaris yang baik? Saya juga akan menjelaskan mengenai pekerjaan seorang sekretaris. Baik saya akan memulainya sekarang, selamat mendengarkan.

BAGAIMANA UNTUK MENJADI SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK?

SIAPA ITU SEKRETARIS?

APA PEKERJAAN SEORANG SEKRETARIS?

BAGAIMANA CARANYA?

Mari bersama- sama kita akan membahasnya…

Dan sekarang adalah definisi sekretaris menurutsaya

Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, dimana sekretaris adalah orang yang berhubungan langsung dengan pimpinan, sekretaris adalah karyawan yang berbeda dibandingkan yang lain. Bahkan  salah satu factor keberhasilan pimpinan karena memiliki sekretaris yang dapat diandalkan. Sekretaris adalah otak dari pimpinan.

Berikut ini adalah tugas seorang sekretaris, apakah tugas dari sekretaris itu?

1.Seorang sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal pimpinan seperti saat pertemuan bisnis dengan kolega atau pelanggan dari perusahaan lain.

2. Seorang sekretaris harus mampu membuat surat dengan baik. Cara membuat surat yang baik:

-     Mengetahui kepada siapa surat akan diberikan

-     Kalimat dalam surat tidak terlalu panjang, tetapi harus singkat, jelas, padat dan mudah dipahami

-     Bahasa yang digunakan harus komunikatif dan sesuai dengan kaidah bahasa yang baik

-     Harus menggunakan kata- kata yang sopan

Menangani telepon:

Telepon diangkat sebelum berbunyi 3 kali

Telepon diangkat dengan menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan mencatat pada lembar pesan telepon

Bertutur kata yang sopan dengan nada yang ramah dan bersahabat

Rapat, seorang sekretaris harus mampu mempersiapkan keperluan rapat, seperti:

-     Membuat surat undangan rapat dan proposal

-     Menyusun acara rapat

-     Mempersiapkan ruang rapat

-     Mempersiapkan akomodasi dan konsumsi

Notulen adalah catatan hasil rapat, seorang sekretaris harus mampu membuat notulen yang singkat dann mudah dipahami.

Prosedur Pengarsipan, setiap dokumen ataupun surat harus diarsipkan, seorang sekretaris harus mampu melakukan pengarsipan dengan 5 metode yang ada:

-     Alphabetical Filing System

-     Chronological Filing System

-     Numeric Filing System

-     Geographical Filing System

-     Subject Filing System

Tadi, kita sudah mengetahui apa itu sekretaris dan apa tugasnya, dan sekarang yang akan kita bahas adalah bagaimana cara untuk menjadi sekretaris yang baik. Kita langsung masuk ke intinya, sebenarnya bagaimana sekretaris yang baik itu?

Berikut ini ada 10 cara….

Mari kita bahas satu persatu

1. Mencintai pekerjaan yang dilakukan

2. Menguasai pekerjaan dengan baik

3. Berpenampilan menarik

4. Memiliki wawasan yang luas

5. Mampu berkomunikasi dengan baik

6. Profesional

7. Taat pada pimpinan

8. Memiliki sikap dan tingkah laku yang baik

9. Memiliki hati yang melayani

10. Cepat tanggap dengan perubahan yang ada

1. Jika seorang sekretaris mencintai pekerjaan maka dia akan sukses, bekerja bukan hanya untuk mendapatkan uang tetapi karena benar- benar menyukai dan merasa nyaman dengan pekerjaannya.

2. Seorang sekretaris harus paham betul dengan pekerjaannya. Bukan hanya sekedar bisa tetapi kompeten.

3. Seorang sekretaris harus memiliki penampilan yang menarik, menarik bukan berarti cantik. Jangan kita berfikir, saya tidak cantik maka saya tidak dapat menjadi seorang sekretaris. Tetapi, berpenampilan menarik disini berarti berpenampilan serasi, serasi dalam berbusana, serasi dengan cara berhias, dan serasi dengan mimik wajah.

4. Seorang sekretaris harus memiliki wawasan yang luas, wawasan mengenai teknologi, bahasa, dan keterampilan lainnya.

5. Mampu berkomunikasi artinya, seorang sekretaris harus mampu berbicara dengan baik. Baik itu berkomunikasi dengan rekan kerja, pimpinan, maupun relasi perusahaan lain.

6. Profesional artinya tidak mencampuri urusan pribadi dengan urusan kantor.  Masalah pribadi jangan dibawa ke kantor, hal ini dapat membuat pekerjaan terganggu dan yang lebih dikhawatirkan teman kerja yang menjadi sasaran amarah. Begitu pula sebaliknya masalah kantor jangan di bawa ke rumah, hal ini dapat membuat keluarga menjadi bingung.

7. Taat pada pimpinan artinya sebagai seorang sekretaris harus patuh pada perintah pimpinan selama hal itu tidak merugikan diri  kita sendiri. Sebagai contoh, pimpinan ada di kantor tetapi dia berpesan kepada sekretarisnya untuk mengatakan bahwa dia tidak ada di kantor. Sebagai sekretaris yang baik kita harus berkata tidak ada.

8. Sikap dan tingkah laku yang baik sangat diperlukan, seorang sekretaris harus bersikap sopan dan dapat membawa diri dengan baik.

9. Hati yang melayani, maksudnya pekerjaan yang dilakukan harus disertai rasa melayani. Ketulusan dan kesetiaan kepada pimpinan, membantu pimpinan dengan seluruh kemampuan yang dimiliki. Memahami sikap pimpinan dan selalu berupaya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

10. Cepat tanggap, seorang sekretaris harus tahu apa yang harus dilakukan ketika hal- hal yang telah direncanakan terjadi di luar rencana.

Nah, bagaimana dengan kalian apakah kalian memiliki keinginan untuk menjadi seorang sekretaris. Cara- cara yang saya sebutkan tadi dapat kalian coba. Tetapi yang paling utama dari semuanya itu adalah keinginan dan keberanian. Keinginan untuk menjadi seorang sekretaris dan keberanian untuk bermimpi dan membayangkan bahwa kalian telah menjadi seorang sekretaris.

Sekian presentasi dari saya, terima kasih atas perhatian kalian semua…